מחלקת כספים שבראשה עומד גזבר העירייה, הינו האגף בעל הסמכות המקצועית העליונה של הרשות המקומית בנושאי הכספים.
למחלקת הכספים אחריות כוללת בנושאים הבאים:
הכנת תקציב
גיבוש הצעת תקציב רגיל ותקציב פיתוח בשיתוף עם הגורמים השונים המשתתפים בעריכת התקציב תוך התייחסות למקורות ההכנסה האפשריים ולהוצאות החזויות. גיבוש הצעת התקציב הינה עפ”י הנחיות או מדיניות ראש הרשות והנחיות משרד הפנים והאוצר.
ניהול המשאבים ואיזון תקציבי
עיקר תקפידו של האגף מתבטא בניהול ואבטחת המשאבים הכספיים (מהכנסות עצמיות וממקורות חיצוניים) למימון הפעילות של הרשות המקומית, וניהולם הנכון של משאבים אלו, תוך שמירה מלאה על החוקים, הצווים ותקנות הממשלה. כן קיימת חשיבות גבוהה על האיזון בין הכנסות לבין ההוצאות, על מנת להבטיח לרשות המקומית בסיס כספי וכלכלי איתן ותזרים מזומנים נאות.
מעקב תקציבי
הרשות המקומית, בהיותה ניזונה ממקורות כספיים רבים ומגוונים, חייבת בדיווחי ביצוע על השימוש בכספים הללו אשר מועברים לפעולות שונות. פעמים רבות רק פעילות יזומה של האגף מבטיחה הזרמת כספים לרשות בהיקף ובקצב שהיא זכאית לו. האגף כאחראי על המערך הכספי חייב באמצעות הליכי בקרה ופיקוח לבחון את הביצוע התקציבי ולאתר את המכשלות התקציביות, בזמן אמת, במהלך ביצוע הפרויקטים השונים. במקרים כאלה על הגזבר להתריע בפני ראש הרשות.
ניהול המשק הכספי
אגף הכספים אחראי לבניית מערך כספי שוטף ולגילוי נאות של מצבה הכספי של הרשות דהיינו: מעקב חשבונאי, על פי כללי משרד הפנים, רישום חשבונאי של כל הפעולות הכספיות בספרים הראשיים, רישום וניהול ספרי העזר וספרי המלוות והתאמתם לספרים הראשיים והכנת הדו”חות השונים, לגורמים המוסמכים השונים על פי דרישות החוק.
פיתוח כלכלי
החשיבה הכלכלית היזמית, שחדרה בשנים האחרונות לרשויות המקומיות, הוסיפה לגזבר מימד נוסף לתפקידו, שחשיבותו גוברת יותר ויותר – השתתפות במאמץ להרחיב את בסיס הקיום הכלכלי של הרשות, על ידי פעילויות יזמות כלכלית ועסקית ישירות באמצעות הרשות, באמצעות חברה כלכלית עירונית, באמצעות יזמים פרטיים או בשותפויות של כולם.
מערך מידע של הנכסים ברשות
מערכת המידע של הנכסים, שמנהלת יחידת השומה והגבייה של הרשות, מצויה אף היא באחריות אגף הכספים. מידי שנה, ובאופן שוטף בטרם הכנת צווי הארנונה, מתעדכן ספר השומה באשר לשינויים בנכס ובניית מבנים חדשים, בין למגורים ובין נכסים שלא למגורים.
אחריות ניהולית
לגזבר אחריות לארגונם ולהפעלתם של יחידות שומה, גבייה, תקציבים, חשבות לסוגיה, הנה”ח, נכסים, שכר, מחסנים, אינוונטר וקניינות- כפוף למבנה הארגוני של אותה רשות מקומית. בחלק מהרשויות המקומיות אחריות גזבר הינה בנושאים נוספים כגון: מחשוב וחברות כלכליות.
חתימה על מסמכים הנוגעים לכספים
כל חוזה, כתב התחייבות, או תעודה אחרת שיש בהם התחייבות כספית מטעם הרשות, כל פקודת תשלום או שובר תשלום או שיק לחובת קופה הרשות יהיו חתומים ע”י ראש הרשות והגזבר או המוסמכים על ידם.
הגזבר רשאי לתת זכות חתימה באישור המועצה עד לסכום מסוים לעובד אחר.